Date d'entrée en vigueur : 3 décembre 20249/24/2025
Facility Network (« nous » ou « notre ») respecte votre vie privée et s'engage à protéger vos données personnelles. La présente Politique de confidentialité explique comment nous collectons, utilisons et protégeons les informations que nous collectons auprès de vous.
1. Informations que nous collectons
Nous pouvons collecter les données personnelles suivantes auprès de vous :
- Identity Data: Name, email address, phone number, company information, and role.
- Account Data: Portal usernames, passwords (encrypted), permissions, and access logs.
- Service Data: Work order details, trip records, project documents, uploaded photos, and service notes.
- Vendor Data: Compliance and licensing documents, insurance certificates, tax information, and banking/payment details.
- Client Billing Data: Invoices, purchase orders, and payment details (including pre-authorizations and payment confirmations).
- Technical Data: IP address, browser type, operating system, and device information used for security and system performance.
Ces données sont collectées par le biais de formulaires sur notre site Web.
2. Comment nous utilisons vos informations
Nous utilisons les informations que nous collectons aux fins suivantes :
- Operations: Managing work orders, dispatching vendors, and tracking service levels. Pour vous informer sur nos services et nos promotions.
- Amélioration du service :Validating vendor qualifications, certifications, and insurance. Pour améliorer notre site Web et nos services.
- Billing & Payments: Processing client invoices, payments, and vendor payouts.
- Analytics & Service Improvement: Monitoring system use, improving functionality, and reporting on key performance metrics.
- Security: Enforcing role-based access, monitoring logins, and protecting against fraud or unauthorized use.
- Marketing & Communications: Informing you about services, promotions, and updates (with the option to unsubscribe).
3. Cookies et suivi
Notre site Web utilise des cookies pour suivre les sessions des utilisateurs et fournir des analyses. Cela peut inclure :
- Cookies analytiques : Nous utilisons Google Analytics pour comprendre comment les utilisateurs interagissent avec notre site Web.
- Cookies de ciblage : Fournir des expériences et du contenu personnalisés.
- Provide analytics through internal and third-party tools.
En utilisant notre site Web, vous consentez à l'utilisation de cookies. Vous pouvez gérer vos préférences en matière de cookies dans les paramètres de votre navigateur.
4. Base légale du traitement
Nous traitons vos données personnelles sur la base de votre consentement. En fournissant vos informations, vous acceptez qu'elles soient utilisées comme décrit dans la présente Politique de confidentialité.
- Consent: For marketing communications and optional features.
- Contractual Necessity: To provide services through the Client Portal and Vendor Portal.
- Legal Obligation: To meet regulatory, financial, or audit requirements.
- Legitimate Interests: For system security, analytics, and business operations.
5. Partage de données
Nous ne vendons ni ne partageons vos données personnelles avec des tiers. Cependant, nous utilisons des services tiers, tels que Google Analytics, qui peuvent traiter vos données à des fins d'analyse.
- Payment processors and financial institutions to process transactions.
- IT service providers that support our portals and infrastructure.
- Regulators or auditors if legally required.
All vendors and service providers are contractually bound to safeguard your information and keep it within Canada.
6. Vos droits
Vous disposez des droits suivants concernant vos données personnelles :
- Access: Request a copy of the personal data we hold about you. Demandez une copie des données que nous détenons à votre sujet.
- Correction: Request corrections to inaccurate or incomplete information. Demandez la correction de données inexactes ou incomplètes.
- Deletion: Request deletion of your data, subject to contractual and legal requirements. Demandez la suppression de vos données.
- Withdrawal of Consent: Opt out of marketing communications at any time.
- Restriction: Limit how we process your information in certain circumstances. Vous pouvez retirer votre consentement au traitement des données à tout moment.
Pour exercer l'un de ces droits, veuillez nous contacter à info@facilitynetwork.com.
7. Conservation des données
Nous conservons vos données personnelles en fonction de leur objectif :
- Work Order and Service Data: Retained for at least 7 years to meet contractual and regulatory requirements. Conservé pendant 2 à 3 ans, sauf si vous demandez sa suppression.
- Vendor Compliance Data: Retained until expiry, renewal, or termination of relationship. Conservé indéfiniment, sauf s'il est inactif pendant plus de 5 ans ou jusqu'à la réception d'une demande de suppression.
- Client Billing and Financial Data: Retained for at least 7 years in accordance with Canadian financial record-keeping requirements.
- Marketing Data: Retained for up to 3 years unless you unsubscribe.
8. Mesures de sécurité
Nous prenons les mesures appropriées pour protéger vos données personnelles, notamment :
- Certification SSL (Secure Socket Layer) pour crypter les données.
- Formation régulière des employés sur la sécurité des données.
- Sauvegardes et plans de reprise après sinistre.
- Regular employee training on data security.
- Backups, disaster recovery, and business continuity measures.
- Continuous monitoring and regular security updates.
9. Transferts internationaux
Nous ne transférons pas vos données personnelles à l'extérieur du Canada.
10. Protection de la vie privée des enfants
Notre site Web et nos services ne sont pas destinés aux enfants de moins de 13 ans et nous ne collectons pas sciemment de données auprès d'eux.
11. Mise à jour des politiques
Si vous avez des questions concernant cette Politique de confidentialité ou si vous souhaitez exercer vos droits, veuillez nous contacter à l'adresse suivante :
Courrier électronique : Courriel : info@facilitynetwork.com
